Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan. Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain 2 §:n 2 kohdan mukaan viranomainen, esimerkiksi kunta, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan. Humppilan kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Humppilan kunnan asiarekisterit sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää ohjeistuksen siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Humppilan kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan Humppilan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Humppilan kunnan tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.

Taulukko Humppilan kunnan tietovarannoista (pdf) »

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovarannot: Humppilan kunnan sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu on siirtynyt 1.1.2014 alkaen Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymälle. Kuntayhtymä vastaa hallinnassaan olevien asiakirjojen luovuttamisesta, joten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tietopyynnöt tulee osoittaa yhtymälle.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Alkaen 1.7.2024, Humppilan kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti jokaisesta asiakirjasta (sekä paperiset tulosteet että skannatut tai vain sähköpostina lähetetyt asiakirjat) peritään vähintään minimimaksu 10 euroa (sis. alv.). Koko asiakirjahinnasto löytyy sivun alareunasta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan pyytää myös lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista pyytää, on eritelty taulukossa. Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa. Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla lukuunottamatta sivistystoimen tietojärjestelmiä.

Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.

Yhteystiedot

Tietopyynnöt toimitetaan kunnan kirjaamoon sähköisesti kirjaamo@humppila.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Humppilan kunta, Kisakuja 2, 31640 Humppila. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt oikealle taholle. Laskutusta varten pyydämme toimittamaan asiakirjatilauslomakkeen tietopyynnön yhteydessä.

Asiakirjatilauslomake

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat ja asiakirjamaksut

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan mukaan kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Kaikista asiakirjoista (sekä sähköisenä että paperisena luovutettavat) peritään hinnaston mukainen maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.